1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Lääkärisatama Oy
Y-tunnus 3494918-5
Katuosoite: Itä-Päijänteentie 55
Postitoimipaikka: 40320 Jyväskylä
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Nimi: Heikki Janhunen
Tehtävä: Toimitusjohtaja
Puhelin: 044 243 9958
3. Rekisterin nimi
Lääkärisatama Oy:n potilasrekisteri
4. Potilasrekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai rekisteröidyn suostumukseen.
Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käsitellään potilaan hoidossa sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.
5. Potilasrekisteriin tallennetut tiedot
Rekisteröidystä käsitellään esimerkiksi seuraavan kaltaisia tietoja:
- Nimi, henkilötunnus, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
- Lähiomainen, huoltaja, huollettava ja laillinen edustaja
- Potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät terveystiedot sekä esitiedot.
- Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot, esim. sairaanhoitajan, terveydenhoitajan, ravitsemusterapeutin, psykologin, fysioterapeutin ym. työtehtävissään laatimat tiedot.
- Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.
- Tieto siitä, salliiko potilas muiden Lääkärisatamassa häntä hoitavien lääkäreiden nähdä toisen yksityislääkärin tekemät sairauskertomusmerkinnät silloin kun se on hänen hoitonsa kannalta tarpeellista.
- Potilaan hoitoon osallistuvan terveydenhoitohenkilöstön tiedot ja potilaan ajanvaraustiedot tallennetaan potilasrekisterin osarekisteriksi.
- Potilaan tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät laboratorio-, röntgen- ja sydäntutkimusten tulokset talletetaan potilasrekisteriin sen osarekisteriksi. Laboratoriotutkimuksista ylläpidetään myös omaa potilasrekisteristä erillään olevaa rekisteriä laboratoriojärjestelmässä.
(Sähköisen rekisterin lisäksi ylläpidetään osarekisterinä erillistä paperilla olevaa perustietorekisteriä, joka voi sisältää myös tiedot potilaan antamista suostumuksista ja kielloista potilastietojen luovuttamiseen). Lääkärisatamassa ei ole paperista arkistoa tai rekisteriä käytössä. Kaikki tiedot tallennetaan sähköiseen potilastietojärjestelmään.
5.1. Säännönmukaiset tietolähteet
- Potilas, potilaan huoltaja, potilaan laillinen edustaja tai lähiomainen.
- Hoitohenkilökunta ja terveydenhuollon ammattihenkilöt.
- Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli
- Potilaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä esimerkiksi kansallisen terveysarkiston (Kanta-arkisto) kautta.
5.2. Säilytysaika
Potilasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan voimassa olevaa sääntelyä potilastietojen säilytysajoista.
6. Potilastietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet
Lainsäädännön yleiset periaatteet:
- Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 §).
- Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.
- Vanhat ja mahdollisesti sähköisen potilastietojärjestelmän ohella syntyvät paperikortistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.
- Lääkärisatamassa on sovittu, että paperilla oleva terveystieto (esim. muualla tehdyt tutkimusvastaukset ja tuotetut epikriisit) skannataan ja liitetään kunkin potilaan tietoihin sähköiseen potilastietojärjestelmään, mikäli tämä on potilaan yksilöllisen hoidon kannalta tarpeellista. CD:llä olevat kuvat luovutetaan potilaille itselleen.
- Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.
7. Potilastietojen luovuttaminen
Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja niiden käsittelyyn osallistuvalla henkilökunnalla ja ammatinharjoittajilla on salassapitovelvollisuus.
Potilastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 §, muut. 653/2000):
- Potilaan suostumuksella. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.
- Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla – Toimintayksikkö/STM voi myöntää luvan potilasrekisteritietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/99) 28 §)
7.1. Potilastietojen luovuttaminen ja luovutuksensaajat
Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89) 3 §, tartuntatautilaki (583/86) 23 a §).
Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat tällä hetkellä THL:n ylläpitämät:
- hoitoilmoitusrekisterit Hilmo ja Avohilmo
- syntyneiden lasten rekisteri
- raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri
- syöpärekisteri
- epämuodostumarekisteri
- näkövammarekisteri
- tartuntatautirekisteri
- rokotusrekisteri
- mikrobilääkeresistenssin seuranta
- kansalliset laaturekisterit (mm. HIV-rekisteri, munuaistautirekisteri, selkärekisteri, sydänrekisteri, tehohoidon laaturekisteri ja tulehduksellisten reumasairauksien laaturekisteri)
Lääkelaitoksen (Fimea) ylläpitämät:
- lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri
- implanttirekisteri
- huumausaineseurantarekisteri
- erityisluparekisteri
- haittavaikutusrekisteri
Muut mahdolliset luovutuksensaajat:
- Hoidon järjestämiseksi tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle, hoitopaikalle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle potilaan antaman suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti
- Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle myös ilman potilaan suostumusta, jos potilaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada potilaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi.
- Kansallinen terveysarkisto (Kanta-arkisto)
- Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.
- Potilaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä potilaan lähiomainen, jos potilas on antanut tähän suostumuksensa. Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.
- Lisäksi tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen voidaan antaa tieto potilaan tilasta ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä.
Potilastietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
- Tietoja ei siirretä eikä niitä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
8. Rekisteröidyn oikeudet
8.1. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin
Potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 9 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antavat terveydenhuollon toimintayksikön määräämä lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä potilasrekisteriin. Tiedot luovutetaan potilaalle kirjallisena. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
8.2. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
- Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
- Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Lääkärisataman vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Tiedon korjaamisen ja käsittelyn rajoittamisen toteuttaminen ja organisointi
- Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 9 mukaisesti, sekä toimitetaan lisäksi aina henkilökohtaisesti toimintayksikköön. Potilaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.
- Mikäli potilaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on potilasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.
- Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä potilasasiakirjoihin.
8.3. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
8.4. Kanta-arkisto
Lääkärisatama liittyy Kanta-arkistoon ja sen jälkeen syntyneet potilastiedot siirretään Kanta-arkistoon. Potilaan tulee hallinnoida näitä tietoja Omakanta -järjestelmän kautta tai asioidessaan terveydenhuollossa.
9. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Lääkärisatamaan. Lääkärisatama Oy/Potilasrekisteri, Itä-Päijänteentie 55, 40320 Jyväskylä. Rekisteröityä voidaan pyytää täsmentämään pyyntöään ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
10. Suostumuksen antamista ja kielto-oikeutta koskevia säännöksiä
10.1. Potilaan suostumus tietojen luovuttamiseen (PotL 13 § ja HetiL 3 § 7 kohta)
Potilasrekisteritietoja saadaan luovuttaa:
- potilaan / jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa / vapaaehtoisella, nimenomaisella, yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella.
- jatkohoitotapauksessa potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi saadaan luovuttaa tarpeellisia tietoja toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle sekä samoin yhteenveto annetusta hoidosta potilaan hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ja potilaan hoidosta vastaavaksi lääkäriksi mahdollisesti nimetylle lääkärille potilaan / jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa / vapaaehtoisella, nimenomaisella, yksilöidyllä suullisella suostumuksella, josta tehdään merkintä potilasasiakirjoihin.
Potilas / laillinen edustaja voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen.
Suostumusta ei edellytetä silloin, jos luovuttaminen tapahtuu:
- potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle, jos potilaalla ei ole mielenterveydenhäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada potilaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi tai
- nimenomaisen lainsäännöksen nojalla
11. Potilaan kielto-oikeus tietojen luovuttamiseen (PotL 9 § ja 13 §)
- Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen (PotL 9 §).
- Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä (PotL13 §).
